通告单上的姓名、电话、场地总得有个来源——每个拍摄日都重新手打一遍，很快就会让人受不了，也正是通告单和现实脱节的根源。Previs Shot 在每个项目背后放了一套共享通讯录：Departments（部门）、Contacts（联系人）、Address（地址）。这篇教程讲清楚里面都有什么，以及为什么提前填一次，之后每张通告单都能受益。
1. 跨项目共享，不属于单个项目
Departments、Contacts、Address 都在侧边栏的 Me 区域下，独立于任何单个项目。这是故意设计的：灯光师不会因为换了个项目就变成另一个人，所以他的联系人卡片不该在每个新项目里重新录一遍。所有项目共用同一套三份列表。
2. Departments——剧组的岗位分工
Previs Shot 自带十个内置部门——Production、Director、Cinematography、DIT、Art、Sound、Locations、Props、Lighting、Costume——每个下面挂着若干具体角色。
点进去就能看到具体角色——比如 Cinematography（摄影部门）下面挂着 Cinematographer、Director of Photography、Camera Assistant。
内置部门和角色不能重命名（它们是按 UI 语言翻译的），但你可以在旁边加自己的部门——比如B组、特技组、客户方的某个部门——带上专属的自定义角色。
3. Contacts——具体的人
一个联系人就是一个真实的人：姓名、电话、邮箱、可选的备注，还有一个类型——crew（剧组）、talent（演员）、client（客户）或 extra（群演）。剧组类型的联系人可以关联到上面提到的某个部门和角色，这也是为什么通告单从部门导入时能正确显示的原因。
这个关联关系比看起来更重要：一个联系人的部门和角色，要么按 ID 关联到共享列表，要么就是给结构之外的人用的自由文本——两者不能同时存在。关联过的联系人，就算你以后改了部门名字，也不会跟丢；纯文本填写的则不会跟着变。
4. Address——场地
一个保存下来的地址包括名称、详细地址和备注——可以是一个摄影棚、一个常用外景地、或者只拍一场戏的小餐馆。存进来之后，项目里任何需要场地的地方都能直接用它：场次设置、排期条目、通告单的场地行。
5. 为什么值得先把这些填好
- 通告单导入的正是这些数据。我们的通告单基础教程详细讲了 Import Contacts 和 Import Crew——两者都直接从这套通讯录拉取，并且导入后保持关联。
- 改一处，处处生效。某个剧组成员换了电话号码，只需要在这里改一行，不用翻遍他出现过的每一张通告单。
- 值得在前期筹备变忙之前先填好。提前把常合作的伙伴和常用场地录进来，以后每张通告单都是"导入即可"，而不是"重新打字"。
本教程是 Previs Shot 教程系列的一部分。通讯录搭好之后，通告单基础教程讲清楚了通告单具体是怎么从这里取数据的。
